Pour toute entreprise comptant des employés, la note de frais est une partie importante de son processus comptable. Elle permet à l’entreprise d’économiser du temps et des efforts. Elle facilite le travail du service comptable ainsi que celui des employés.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document ou un formulaire que les employés d’une organisation remplissent. Ici, le but est d’enregistrer et de recevoir des remboursements pour les dépenses professionnelles engagées. Les notes de frais sont couramment utilisées pour enregistrer les frais de déplacement des employés et d’autres dépenses diverses. Parmi les dépenses courantes, citons :
- hôtels ;
- trains vols et autres frais de transport ;
- accompagnement de clients réguliers pour des repas au restaurant ;
- cadeaux pour les employés, les clients ou les fournisseurs ;
- achat de papeterie et de fournitures de bureau.
Une preuve de la dépense doit accompagner une note de frais. Les employés doivent généralement joindre les reçus (preuves) au rapport si le montant des dépenses dépasse un certain montant minimum. L’employeur (généralement le service comptable) collecte ensuite toutes les notes de frais déposées par les salariés. Il les examine ensuite pour vérifier leur validité et leur exactitude et paie aux employés les montants demandés.
Usage des notes de frais dans une entreprise
Un employeur peut donner à ses employés une petite somme chaque mois pour faire face aux dépenses courantes de l’entreprise. Il peut alors demander aux employés de préparer un rapport de dépenses chaque mois pour rendre compte de l’avance d’argent donnée. Certaines entreprises utilisent également les notes de frais pour faire correspondre les dépenses budgétées aux dépenses réelles. Pour ce faire, les employeurs demandent à toutes les unités, par service, de préparer une note de frais pour toutes les dépenses effectuées dans l’entreprise. Les employeurs comparent ensuite le rapport de dépenses avec leurs attentes et découvrent la cause de l’écart. L’objectif ici est de contrôler les dépenses des différents départements en découvrant où va l’argent de chaque département.
Contenu d’un rapport de dépenses
Bien que les formats d’un rapport de dépenses varient selon les entreprises, les éléments communs d’un rapport de dépenses sont :
- la date à laquelle la dépense a été effectuée ;
- le montant de la dépense ;
- la nature de la dépense (frais de déplacement, frais de transport, frais de nettoyage, etc.) ;
- un sous-total de chaque type de dépense ;
- une soustraction de toute avance préalable accordée à l’employé pour ces dépenses ;
- le total général du montant du remboursement.
Directives de remboursement dans un rapport de dépenses
Les dépenses dans un rapport de dépenses doivent respecter certaines règles. Les directives de remboursement définissent les dépenses qui seront remboursées et celles qui ne le seront pas. Il est impossible d’énumérer toutes les dépenses et toutes les conditions de votre politique de remboursement. Mais vous pouvez définir quelques grandes lignes directrices qui couvriront la plupart des cas. Ces lignes directrices peuvent être :
- dans le cas d’un repas au restaurant, le nom des convives et le motif du repas doivent être présents ;
- pour demander le remboursement d’une nuit d’hôtel, l’hôtel doit être situé, disons, à plus de 50 km du bureau de l’entreprise ou doit être à plus d’une heure et demie de route du domicile de l’employé ;
- les » cadeaux d’affaires » : montant raisonnable et raison claire.
En plus des conditions ci-dessus, les employeurs sont libres de définir leurs propres conditions à respecter par les employés.
Approbations préalables
Pour les dépenses plus importantes, certains employeurs demandent aux employés d’obtenir l’aval avant de faire l’achat. De cette façon, les employeurs peuvent surveiller les remboursements et s’assurer que les employés ne dépensent pas trop, comme lorsqu’un employé doit obtenir une approbation pour réserver un billet d’avion pour un voyage d’affaires. Les employés joignent ensuite les approbations à la note de frais tout en demandant le remboursement.