Aujourd’hui, plus aucune entreprise digne de ce nom ne peut se passer de la technologie pour se développer. De plus, depuis quelques décennies, la préservation de l’environnement est devenue une préoccupation de nombreuses organisations. Cela dit, plusieurs d’entre elles ont définitivement supprimé l’utilisation de consommables à l’instar des papiers et des encres afin de s’inscrire dans une démarche plus écologique. La dématérialisation a ainsi gagné du terrain, que ce soit au niveau des petites ou des grandes entreprises. Aussi, la facturation électronique est de plus en plus démocratisée. Découvrez, en quelques paragraphes, les avantages de passer à cette tendance.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique est une facture, qui a été émise, transmise et reçue dans un format digitalisé et structuré. Cela permet donc à l’entreprise de la traiter automatiquement. Pour rappel, une facture doit contenir quelques mentions légales et obligatoires, telles que :
- la date d’émission ;
- le numéro de facturation ;
- la date de la vente ou de la prestation ;
- l’identité du vendeur ou du prestataire ;
- l’identité de l’acheteur ou client ;
- le numéro du bon de commande ;
- le numéro d’identification à la TVA ;
- la désignation et le décompte des produits et des services rendus ;
- le prix unitaire hors TVA ;
- le taux de la TVA applicable ;
- les éventuelles réductions ;
- la somme totale hors taxe ou toutes taxes comprises ;
- l’adresse de la facturation ;
- les modalités et conditions de paiement ;
- les éventuelles garanties et leur durée.
Par ailleurs, envoyer des factures électronique se révèle être très simple. Cela se traite en seulement quelques clics. Cela dit, au lieu d’être jointe à un courriel sous format PDF ou document scanné au client, la facture sera directement transmise à ce dernier et sera rapidement intégrée dans la comptabilité, après traitement par un logiciel spécialisé.
Quels sont les avantages de procéder à la facturation électronique ?
Voici les principaux avantages de procéder à la facturation électronique :
Un processus simple
L’utilisation d’un logiciel de facturation nécessite seulement la création d’une base de données clients et produits/services en sélectionnant les informations essentielles. Cela permet de gagner du temps et de limiter les risques d’erreurs.
L’optimisation des coûts
La facturation électronique permet de réduire de manière colossale, les frais liés à l’envoi de factures sur papier. D’autre part, cela permet de faire des économies sur le coût des papiers, d’impression, du transport, ainsi que les frais administratifs et d’archivage. Enfin, le gain de temps que cela procure vous permettra de recevoir votre rémunération plus rapidement.
Le gain de temps
Comme mentionné précédemment, l’envoi classique d’une facture imprimée peut prendre beaucoup de temps. Tandis qu’avec les factures électroniques, cela ne vous prendra que quelques minutes. Ainsi, vous passerez moins de temps à créer, envoyer, faire un suivi et archiver vos factures. Aussi, vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches plus stratégiques.
La sécurisation des données
En optant pour une facturation électronique, vous assurez l’archivage de vos factures en toute confidentialité. Les données contenues dans une facture électronique sont stockées sur un serveur, ce qui renforce leur sécurité. De plus, vous pourrez y accéder à tout moment et de n’importe où.
La préservation de l’environnement
Opter pour la facturation électronique réduit considérablement votre empreinte écologique et carbone. Cela vous permet ainsi de vous investir dans le développement durable.
