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La démarche administrative est souvent contraignante surtout lorsqu’il s’agit de gérer le côté administratif au sein d’une entreprise. Mais les tâches administratives sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Depuis sa création jusqu’aux ressources humaines, en passant par les activités commerciales, il est impossible de passer outre les tâches administratives et les documents d’entreprise indispensables.
Comment gérer les obligations administratives
Une bonne organisation
C’est la base pour ne pas s’y perdre. Tout dirigeant d’entreprise se doit de choisir un bon système de rangement et de classement de ses documents d’entreprise afin de ne pas risquer de perdre les papiers importants ou de perdre du temps en recherchant un document égaré. Il faut également éviter de cumuler les documents mais les ranger au fur et à mesure qu’ils nous parviennent. On peut opter pour:
- Un système de rangement classique : placards, classeurs, étiquettes, range-dossiers…
- Les services d’un secrétariat qui saura opter pour le meilleur système de classement et qui vous fera gagner du temps et vous permettra de vous concentrer sur l’activité de votre entreprise.
- Une dématérialisation des papiers ou une numérisation grâce aux services d’un hébergement de données comme le cloud.
S’organiser dans le temps
Concernant les documents en rapport avec la fiscalité, les déclarations d’impôts, il est conseillé d’établir un agenda qui vous permettra de vous préparer à l’avance. N’oubliez pas de bien rassembler les justificatifs pour la déclaration de la TVA. La règle à suivre est de toujours traiter la paperasse quotidiennement sur un court laps de temps que de la laisser cumuler et attendre la fin d’une échéance pour tout chercher et tout traiter.
Faire appel à un(e) secrétaire à temps partiel
Si on dirige une TPE ou une PME, on peut engager un service de secrétariat à temps partiel pour organiser les documents et les classer par domaine ou par secteur ainsi que procéder à leur archivage.
Où se procurer les modèles pour les documents d’entreprise ?
Afin de ne pas perdre de temps à rédiger de nouveaux documents, il est possible de se rendre sur le web pour se procurer les statuts d’entreprise, contrats de travail, et autres documents qui vous seront nécessaires pour la gestion de votre entreprise. Les modèles qui y sont proposés sont rédigés selon les normes en vigueur et régulièrement mis à jour. Ils sont également rédigés par des experts dans leurs domaines, et peuvent être personnalisés et modifiés sur Microsoft Word.
Les documents utiles en entreprise
Les documents comptables
Ils regroupent les documents administratifs et pièces justificatives relatives à la comptabilité de l’entreprise. Ils servent à garder des traces des transactions commerciales. On peut y trouver :
- Les factures clients, les bons de commande et les bordereaux (documents commerciaux)
- Les relevés de banque et autres documents bancaires
- Les journaux de paie
- Les pièces comptables et les procès-verbaux
- Le document d’inventaire
- Les bulletins de paie
- Le livre- journal…
Les documents fiscaux
Le régime fiscal d’une entreprise est indissociable à son fonctionnement. Ainsi, chaque société se doit de faire une déclaration fiscale pour chaque catégorie d’imposition différente, les procédures fiscales doivent être remplies:
- La déclaration sur la Taxe sur la Valeur Ajoutée
- Les avis d’imposition
- L’impôt sur les sociétés
- La cotisation foncière des entreprises
En retour, l’administration fiscale va donner en retour des des documents fiscaux qui seront exigés lors des contrôles fiscaux et prouver ainsi que la situation de l’entreprise est régulière. Les documents relatifs à la fiscalité doivent être conservés en sécurité.
Les documents sociaux
Ce sont les papiers administratifs qui sont relatifs à la situation sociale de l’entreprise et de ses salariés ainsi que son activité. On peut citer comme exemples :
- Le statut juridique de l’entreprise
- Le registre du personnel
- L’assurance maladie de chaque employé
- Les contrats de travail.
