Quittance de loyer : une aide précieuse tant pour les propriétaires que les locataires

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Une quittance de location est un document sur lequel il est indiqué combien votre locataire a payé pour une période donnée. En tant que propriétaire, vous n’êtes pas obligé de délivrer une quittance de loyer à votre locataire chaque mois, sauf si le locataire vous le demande.

 

Quittances de loyer : définition et intérêts 

 

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ? 

Une quittance de loyer est un document que vous, le propriétaire, envoyez à votre locataire pour confirmer qu’il a payé le montant du loyer (et des frais) spécifié dans le contrat de location. Attention : une quittance de loyer ne doit pas être confondue avec un appel de loyer, qui sert à rappeler au locataire qu’il doit s’acquitter du loyer. L’avis de loyer est envoyé avant la date d’échéance du loyer tandis que la quittance de loyer est envoyée après le paiement du loyer. En savoir plus, veuillez cliquer sur le lien.

 

Quel est l’intérêt d’une quittance de loyer ? 

S’il est d’usage pour un bailleur de délivrer une quittance de loyer tous les mois, c’est qu’elle permet au locataire de s’en servir, notamment en cas de litige avec ce dernier. Ainsi, lorsqu’il y a un conflit entre les deux parties, le locataire peut utiliser la quittance de loyer pour prouver qu’il a actualisé le montant qu’il doit au propriétaire. Aussi, il faut savoir que le récépissé de bail fait office de justificatif de domicile, il intègre donc la liste officielle des pièces acceptées afin que le locataire puisse justifier de son adresse résidentielle principale. Dans le cas où il doit effectuer des démarches telles que la demande d’une prolongation de sa carte d’identité, par exemple, il peut apporter la dernière quittance de loyer pour la documentation. Enfin, une quittance de loyer peut être exigée par un nouveau propriétaire en cas de déménagement et de signature d’un nouveau bail, mais peut également être exigée par certains organismes de versement d’aides au logement.

 

Que doit contenir la quittance de loyer ?

 

La loi n° 89462 du 6 juillet 1989 stipule simplement en son article 21 : « Le bailleur doit adresser gratuitement un reçu au locataire qui en fait la demande. Les reçus renseignent de manière détaillée sur les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer, les droits au bail et les charges. »

Les quittances de loyer doivent donc détailler le montant payé par votre locataire. Pour que votre quittance de loyer soit valable, vous devez indiquer : 

  • les détails des sommes versées par le locataire au propriétaire ou à l’agent immobilier, le cas échéant, si la gestion de la location a été confiée à une agence ;
  • l’identité (nom et prénom) et les coordonnées du locataire ;
  • le montant total à payer par le locataire et la différence entre le montant correspondant au loyer et le montant correspondant aux charges ;
  • la période de paiement (par exemple, paiements de loyer pour une période d’au moins octobre 2021) ;
  • la date d’émission du reçu du locataire ;
  • la signature du bailleur ou de l’autorité de location du bien. Si vous engagez un gestionnaire immobilier, ce professionnel s’en chargera évidemment.

Toutes les autres informations sont facultatives, à savoir la période de conservation recommandée de 5 ans pour les reçus, tout détail sur la juridiction du reçu, etc. Certaines organisations exigent que le reçu soit signé par le bailleur, il doit donc le signer. N’oubliez pas : à partir du moment où vous délivrez le reçu, le loyer est considéré comme payé et vous ne pouvez plus le réclamer.

 

Les quittances de loyer sont-elles obligatoires ? 

 

Actuellement, il n’existe aucune loi ou document officiel qui impose la publication et l’envoi automatiques des quittances de loyer aux locataires. Il ne devient obligatoire que si le locataire en fait la demande au propriétaire et dans ce cas, il doit la fournir gratuitement à son locataire. Il est strictement interdit aux propriétaires de facturer aux locataires de l’argent pour couvrir le temps ou les éléments nécessaires à la publication des quittances de loyer et la plupart des propriétaires prévoient un moyen systématiquement tous les mois après que le loyer et les charges aient été dûment payés. Lorsque le logement est loué par l’intermédiaire d’un agent immobilier, ce dernier se chargera d’établir et de fournir les quittances de loyer, toujours sans factures inhérentes. Cette règle est la même quel que soit le type de logement loué, qu’il soit vide, meublé, en colocation, etc. De même, si un locataire ne paie qu’une partie de son loyer et/ou de ses charges, le propriétaire doit délivrer un reçu du paiement (partiel) du loyer au locataire sollicité.

 

Comment déposer une demande de quittance de loyer ? 

 

Demande orale ou informelle

Initialement, un locataire peut demander au propriétaire un reçu de loyer à l’oral ou de manière « informel ». Si ce dernier ne répond pas à ses demandes informelles, il est possible de lui adresser un simple courrier ou un mail pour demander l’envoi officiel de la quittance de loyer.

 

Comment envoyer une quittance de loyer par e-mail ? 

L’envoi de reçus coûte cher. Le loueur n’a pas droit au remboursement des frais de port. Par conséquent, les reçus sont de plus en plus souvent envoyés par courriel. Envoyer par Internet est plus simple, plus rapide, plus écologique et plus économique. Pour assurer la sécurité des données, les documents doivent être numérisés et envoyés au format PDF. Les informations sont plus difficiles à modifier et la signature doit être visible. La quittance de loyer n’est valable que si elle est signée par le bailleur. Il est donc nécessaire de le scanner pour obtenir le « certificat de signature numérique ». Notez que si le propriétaire refuse de vous envoyer la quittance de loyer que vous avez demandée, vous avez le droit de lui adresser une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. Dans ce courrier, vous lui donnez un délai précis pour vous envoyer le récépissé que vous demandez, sous peine de pénalités si la commission de médiation départementale est saisie. Si le propriétaire refuse toujours de coopérer, vous pouvez alors vous adresser au médiateur de justice pour faire valoir vos droits. Ainsi, le médiateur rappellera au propriétaire son obligation de vous délivrer un reçu pour le loyer que vous avez demandé.

 

Modes de transmission possibles 

 

Il convient également de noter que le mode de transmission est à choisir par les deux parties. Ils doivent se mettre d’accord sur ce qu’ils aiment. Une quittance peut en effet être remise :

  • en main propre ;
  • par envoi postal ;
  • par courrier électronique.

Chaque mode de transmission a ses avantages : 

  • la remise en main propre est pratique et peu coûteuse. Elle permet de se rencontrer et d’entretenir de bonnes relations ;
  • l’envoi des quittances de loyer peut légitimer un échange. Le papier a une valeur ajoutée et crée du prestige. C’est le mode de transmission privilégié en cas de relations tendues entre les deux parties ;
  • la transmission par e-mail est pratique et rapide. C’est parfait lorsqu’un locataire veut réclamer la quittance de loyer que le propriétaire lui a envoyée. Le bailleur ne rembourse pas les frais d’impression.

Quel est le coût réel d’une quittance de loyer ? 

 

La remise d’une quittance de loyer est obligatoire et le bailleur doit s’acquitter des frais de port. Pour réduire les coûts tout en respectant les exigences des locataires : 

  • certains propriétaires choisissent d’utiliser des modèles téléchargeables gratuitement ;
  • d’autres préfèrent les cahiers de factures disponibles dans les papeteries ;
  • les plus modernes préfèrent opter pour des logiciels spécialisés.

Coût réel d’un reçu

Envoyez un reçu à votre locataire implique un coût variable selon les outils disponibles. Par exemple, un carnet de reçus « Exacompta » ou « Le Dauphin » coûte entre 4 et 8 € pour un carnet d’une cinquantaine de reçus. 

  • 1 €/mois/chaque location pour un livre réciproque

Certes, vous devrez les remplir au stylo, mais en contrepartie, vous ferez des économies considérables, car pour le prix des enveloppes et des timbres, les envois ne coûteront qu’un euro par mois et par location.

  • 0,50 €/mois/loyer à envoyer par mail

Le moindre coût est l’envoi d’un accusé de réception électronique par email, mais attention : si vous êtes sûr d’avoir envoyé un email, vous ne pouvez jamais être sûr de sa bonne réception. En effet, des boites comme Gmail ou Hotmail ont une fâcheuse tendance à envoyer des mails en spam, sans raison particulière. Inutile de dire que c’est un excellent moyen de se fâcher contre vos locataires  !

 

Pouvons-nous facturer des frais pour envoyer une quittance ? 

La loi vous interdit de facturer des frais pour écrire ou poster. La majorité des agents immobiliers facturent toutefois la quittance de loyer (entre 0,5 et 3 € par caution). Pour continuer à facturer ces frais, ils joignent un avis d’expiration au reçu. Par conséquent, le coût de la correspondance est associé à cet appel de location au lieu de la quittance.

 

Que faire en cas de refus de délivrer un récépissé ? 

Les locataires qui mettent à jour leurs paiements ont le droit de recevoir une quittance de loyer de leur propriétaire. Si le bailleur ne répond pas à une demande informelle, la demande peut être satisfaite par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. À défaut de réponse ou de refus du bailleur à la mise en demeure, le locataire pourra faire l’objet d’une arrestation judiciaire.

 

L’avantage d’utiliser le logiciel de gestion locative de Bailfacile 

 

Un excellent allié pour les propriétaires

Le logiciel de gestion locative vous évite de passer par un agent immobilier traditionnel pour gérer votre bien. Vous économisez de l’argent tout en ayant une variété de services et de fonctionnalités qui vous aideront au quotidien. Cette solution est 100 % digitale, vous n’aurez plus besoin d’imprimer (trop) de documents de location. De plus, vous aurez la possibilité de dé-documenter et de stocker tous les autres documents liés à votre location, tels que les fiches locataires, les factures diverses liées au logement et les diagnostics immobiliers obligatoires. Enfin, les signatures numériques vous permettent de signer instantanément tous vos documents sans avoir à vous déplacer. Simplifiez toutes vos démarches ! 

 

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion locative 

Le logiciel de gestion locative vous donne accès à de nombreux documents nécessaires à tout propriétaire d’un bien locatif. Grâce à cette solution numérique, vous pouvez par exemple gérer facilement les événements importants et actuels : locations, quittances de loyer, inventaire, etc. Gestion globale de la période de location : activité, augmentation/modification de loyer…

 

Générateur de quittance de loyer en ligne Location 

BailFacile met à votre disposition un générateur de quittance de loyer pour faciliter vos démarches et obtenir un modèle de mise en conformité. Vous pouvez également tester notre service de gestion locative en ligne gratuitement pendant 7 jours.

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