Quatre pratiques pour améliorer votre processus de réponse aux appels d’offres

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Certaines sociétés de gestion d’investissement peuvent avoir besoin de nouer de nouvelles relations avec des prestataires de services d’externalisation pour une multitude de raisons différentes. Mais la sélection du bon partenaire peut être une activité laborieuse et chronophage. Le processus de demande de proposition (RFP) n’a pratiquement pas changé en dix ans – et sans doute depuis bien plus longtemps encore – pour les gestionnaires d’actifs institutionnels et ceux relevant de la loi 40. Et ce, malgré des services, des technologies et des capacités de prestation plus nouveaux et plus complexes qui émergent constamment et sont demandés aujourd’hui dans le cadre des relations d’externalisation.

 

Préoccupations principales:

 

Point de douleur n°1 : les documents d’appel d’offres sont tout simplement trop longs – alors simplifiez-les

La longueur et la structure du questionnaire de l’appel d’offres ont été massivement le plus grand domaine de préoccupation cité par les prestataires de services (battant la préoccupation suivante par une marge de 2 contre 1). Plus précisément, ils estiment que l’étendue des services dans un document d’appel d’offres est souvent trop large et qu’elle n’offre qu’une transparence limitée sur les objectifs stratégiques de l’entreprise requérante. En plus de cela, les questions fonctionnelles semblent parfois redondantes et les métriques peuvent être incohérentes et difficiles à réconcilier.

Les questions fonctionnelles ne sont pas toujours pertinentes.

Lorsqu’il est combiné à des délais de soumission serrés, le manque de normalisation des documents peut conduire à des réponses inexactes et/ou génériques. Certains appels d’offres exigent des prestataires de services qu’ils coordonnent une douzaine de départements différents et plus de 30 personnes. Cela peut nécessiter un effort herculéen pour y parvenir, en particulier si le gestionnaire d’investissement impose un calendrier agressif, mais cela peut également augmenter les risques d’erreur ou d’incomplétude dans le résultat final.

La solution ? Simplifier et restructurer le document de demande de propositions.

 

Point douloureux n°2 : la communication et la transparence font défaut – alors engagez-vous plus tôt

Les prestataires de services nous ont dit que la transparence et la communication font souvent défaut tout au long du processus d’appel d’offres, en particulier dans les premières étapes. Ils ont également l’impression de ne pas être présentés aux personnes clés assez rapidement.

Cela crée de nombreux problèmes lors de la réponse à un appel d’offres, notamment le fait de pouvoir déterminer les véritables moteurs commerciaux à l’origine de la proposition (qu’il s’agisse de la réduction des coûts, de la couverture du produit, de l’élargissement des capacités ou de toute autre chose) et de décrire avec précision les capacités requises.

En outre, à mesure que le processus d’appel d’offres progresse, les prestataires de services disent manquer fréquemment de retour d’information sur la mesure dans laquelle ils répondent aux objectifs des gestionnaires d’investissement.

La solution ? Engager les équipes de prestation de services dès le début

 

Point douloureux n°3 : les prestataires de services ne sont pas des devins – il faut donc expliquer la vision de l’état final

Plus de 60 % des participants à l’atelier ont déclaré avoir des difficultés à comprendre les objectifs stratégiques du gestionnaire d’investissement qui émet l’appel d’offres. C’est un problème, car ces engagements débouchent généralement sur des partenariats contractuels à long terme.

La solution ? Être transparent

 

Point douloureux n°4 : La complexité peut être un obstacle – alors gardez le processus d’appel d’offres axé sur les spécificités

Pour les prestataires de services, l’un des aspects les plus difficiles d’un appel d’offres est de présenter un devis fiable pour leurs services. Les questionnaires volumineux, le manque de transparence sur l’activité du gestionnaire d’investissement et l’incertitude sur la feuille de route stratégique peuvent conduire à des hypothèses qui ont un impact sur le modèle de tarification. Ces modèles peuvent être complexes et varier selon le prestataire de services. Il n’est donc pas difficile de voir comment un manque de clarté sur quelques variables seulement peut induire les parties prenantes en erreur et les détourner de l’objectif final, qui est de sélectionner le meilleur partenaire de service.

La solution ? Restez simple, restez pertinent

 

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