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La domiciliation d’entreprise est une étape indispensable de la création d’entreprise. Elle consiste à déclarer l’adresse du siège social de l’entreprise, afin que les tiers et l’administration la reconnaissent. Le choix de l’adresse de domiciliation ne se fait pas au hasard. Elle doit prendre en compte certains critères, en particulier pour les entreprises à vocation commerciale. L’adresse de domiciliation doit apparaître sur tous les documents officiels de la société : devis, factures, contrats, K-Bis, etc. Voici tout ce qu’il faut connaître sur la domiciliation d’entreprise.
Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?
Présentation
On désigne par domiciliation le fait d’attribuer une adresse de siège social à l’entreprise. Cette adresse est l’adresse administrative, juridique et fiscale de la société. La domiciliation est exigée pour la demande d’immatriculation auprès du Registre du commerce et des Sociétés (RCS) ou du Registre des Métiers (RM). Elle permet d’indiquer la nationalité d’une entreprise, le régime fiscal auquel elle est soumise, la loi applicable, ainsi que les autorités compétentes pour trancher en cas de litiges. Les courriers destinés à l’entreprise sont envoyés à l’adresse de domiciliation, c’est pourquoi elle est affichée dans les mentions légales sur le site Web ou encore le business plan. D’un point de vue symbolique, l’adresse de domiciliation indique au client le niveau de prestige de la société. Il peut arriver que l’adresse de domiciliation diffère du lieu d’exercice de l’activité.
Quand procéder à la domiciliation d’entreprise ?
La domiciliation d’entreprise se fait au moment de la création de l’entreprise, c’est-à-dire lors de la rédaction des statuts. Il existe plusieurs types de domiciliation qui seront abordés plus bas, mais elle est indispensable pour l’immatriculation de la société. Il est nécessaire de faire un choix réfléchi avant chaque domiciliation d’entreprise, car cette dernière sera indiquée dans les statuts de l’entreprise. On peut également parler de domiciliation administrative, selon l’article L 123-11 du Code de commerce. On peut modifier l’adresse de domiciliation, mais il faut en conséquence faire de même pour les statuts. L’enregistrement de toute modification se fait auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
Les différentes possibilités de domiciliation pour une entreprise
Le domicile du représentant légal
L’adresse du siège social d’une entreprise peut être domiciliée chez le représentant légal. Il s’agit de son adresse personnelle, mais ce type de domiciliation n’est possible que sous certaines conditions, liées à la nature de l’entreprise. Ainsi, seules les personnes suivantes peuvent opter pour la domiciliation à une adresse personnelle :
- le gérant d’une SARL, d’une EURL ou d’une SNC ;
- le président d’une SAS ;
- le directeur général ou le président du directoire pour une SA.
Le dirigeant est soit propriétaire, soit locataire du logement, qui est sa résidence principale. La domiciliation ne doit être prohibée par aucun règlement de copropriété ni aucune règle d’urbanisme. S’il s’agit d’une entreprise individuelle, la domiciliation peut se faire chez soi, si le logement est une résidence principale et qu’aucune clause du contrat de bail ne s’y oppose.
Un local commercial
Le choix de la domiciliation peut se porter vers un local commercial, équipé pour l’exercice d’une activité artisanale ou commerciale. C’est notamment le cas lorsqu’on décide de reprendre ou d’acheter un fonds de commerce. Si on dispose des moyens financiers suffisants, on peut louer un local via un bail commercial ou un bail professionnel. Pour cette option de domiciliation, le choix de l’emplacement doit être stratégique, car le succès des ventes dépend de la clientèle ciblée.
La société de domiciliation
Le recours à une société de domiciliation est recommandé pour les entreprises qui souhaitent être domiciliées dans les meilleurs quartiers ou dans une ville précise. Le domiciliataire fournit à son client une adresse administrative en échange de frais d’abonnement mensuels. Il ne s’agit pas d’un loyer et le montant dépend de la zone géographique choisie par l’entreprise. Elle possède un agrément préfectoral comme garantie de la qualité de service. Son rôle consiste principalement à permettre à une entreprise de se domicilier dans les meilleures conditions pour son activité. La société de domiciliation peut également proposer divers services, tels que la gestion du courrier ou le transfert des appels. Un contrat de domiciliation est signé entre la société domiciliataire et l’entreprise domiciliée, il contient les clauses liées à la durée du contrat, au montant et aux droits et obligations de chaque partie. La société de domiciliation offre une solution moins coûteuse pour les entreprises et elle peut les conseiller sur l’emplacement du siège social, afin d’éviter les zones avec des taxes élevées.
La pépinière d’entreprises
Ainsi que son nom l’indique, la pépinière d’entreprises est une structure permettant aux jeunes entreprises (immatriculées depuis moins de 6 mois), d’être domiciliées provisoirement, en attendant de développer leurs activités. En plus de la domiciliation, ces sociétés bénéficient d’un accompagnement et de services en plus, tels que la possibilité de se constituer un réseau ou l’accès à des équipements. Elles peuvent profiter de la pépinière d’entreprises pendant 48 mois au maximum.
Les conditions de la domiciliation
Voici quelques points importants à connaître en matière de domiciliation d’entreprises :
- il est possible de procéder à une domiciliation en ligne, grâce à des sociétés de domiciliation ;
- la domiciliation peut se faire dans un espace de coworking, mais à la différence de la société de domiciliation, l’espace ne dispose pas de l’agrément préfectoral. Il faut garder à l’esprit qu’un espace partagé ne favorise pas la confidentialité, mais il est plus facile d’échanger avec les autres entrepreneurs ;
- pour une domiciliation dans une pépinière d’entreprises, le dossier de candidature est présenté devant un comité qui décidera de l’accepter ou non ;
- les tarifs de domiciliation comprennent d’autres coûts (qu’il convient de vérifier) comme le dépôt de garantie ou la caution. Il faut être attentif à ce genre de détails avant de signer un contrat de domiciliation ;
- les services proposés par les sociétés de domiciliation peuvent engendrer encore plus de dépenses : réexpédition de courrier, gestion du courrier, transfert des appels…
Les étapes de la domiciliation commerciale en 2023
De nos jours, il est possible de profiter des avantages de la dématérialisation. Aussi, les procédures sont simplifiées : le contrat peut être conclu et signé en ligne, de nombreuses sociétés de domiciliation expérimentées sont présentes sur le Web, paiement par carte bancaire, etc. Il faut porter une attention particulière à certains critères lorsqu’on décide de faire appel à une société de domiciliation. Premièrement, il faut comparer les offres et les tarifs proposés et s’assurer du prix de chaque service optionnel. Ensuite, il faut vérifier que la société soit en mesure de présenter l’agrément préfectoral qui lui permet d’exercer. Certaines sociétés de domiciliation offrent des réductions sur leurs abonnements selon la forme juridique des entreprises qui souhaitent recourir à leurs services.
