Les outils pour une gestion de paie efficace

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La gestion de paie fait partie intégrante des tâches qui incombent à la gestion de ressources humaines si on parle de TPE PME. En outre, c’est une gestion administrative qui peut être simplifiée par l’externalisation de la gestion des fiches de salaire ainsi que des déclarations sociales. La gestion de paie a été mise en place afin que les dirigeants puissent aller au cœur de leur métier et faire en sorte que leur entreprise soit performante. Focus sur la notion de gestion de paie.

La gestion de paie en détails

Définition

Comme on dit si bien : « Tout travail mérite salaire ». Ainsi, le rôle de la gestion de paie est de rémunérer une personne en contrepartie d’un travail effectué. D’ailleurs, cela fait partie de la gestion administrative du personnel. En outre, on fait référence à un processus technique qui a sa complexité et ses sensibilités, car il peut être aussi bien un levier qu’un frein pour l’entreprise. De plus, la paie est un élément qui peut créer un réel avantage concurrentiel ainsi qu’un indicateur de performance de l’entreprise. Parmi les éléments qui favorisent un bon climat social, la paie est source de motivation des salariés. Citons par exemple, les diverses primes octroyées, comme la prime d’intéressement et de participation, les primes d’objectifs et l’augmentation de salaire.

Processus de paie

Vue d’une manière plus simple, la gestion de la paie en entreprise commence par la collecte de l’ensemble des éléments individuels et collectifs pour être déclarée aux administrations. Il y a entre autres, les données liées à l’activité du salarié (absences, planning…), les cotisations/contributions liées au calcul de la rémunération et le PAS (prélèvement à la source), la DUE ou Déclaration Unique d’Embauche et la DSN ou Déclaration Sociale Nominative.

Les outils utilisés pour la gestion de paie

La gestion de paie nécessite des outils afin de fournir des données efficaces et fiables afin d’établir une fiche de paie par exemple.

Un logiciel de paie

L’utilisation d’un outil informatique pour la gestion de paie via un logiciel de paie peut aider l’entreprise à automatiser et simplifier la procédure de sortie d’une fiche de paie. L’hébergement du logiciel peut se faire de deux façons :

  • installé sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique de l’entreprise, qu’on appelle en monoposte ;
  • installé sur les serveurs du fournisseur informatiques ou en mode Saas.

Confier sa gestion de paie à un prestataire externe

Une entreprise peut également faire confiance à un prestataire externe pour satisfaire ses attentes en matière d’exploitation de la paie. Citons par exemple le cas du Gestionnaire de Paie Esor, qui offre une prise en charge partielle ou totale de la paie aux entreprises. En général, une externalisation de la paie se fait sur 3 niveaux. Le premier consiste à confier le matériel, l’hébergement et la maintenance à un prestataire. La gestion partielle est confiée à un prestataire, toutefois, l’entreprise reste en charge du processus de la paie (saisies de paie, contrôle et validation des bulletins de paie). En troisième lieu, la gestion complète de l’exploitation de la paie qui incombe en totalité le prestataire externe.

Qu’encourent les entreprises en cas d’erreur ?

En cas d’erreur de la part de l’établissement au moment de l’établissement de la fiche de paie, il peut encourir des sanctions financières, administratives et même pénales. Aussi, le salarié peut faire appel à un contentieux.

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