Automatiser la gestion des dépenses avec un logiciel efficace

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Les logiciels de reporting automatisé des dépenses aident les entreprises à simplifier les opérations de gestion des frais généraux. Ils permettent d’augmenter la productivité et d’améliorer les résultats en rationalisant le processus.

 

Des rapports simplifiés

 

Les rapports et les analyses donnent un aperçu en temps réel des dépenses de l’entreprise. Les logiciels de gestion des dépenses facilitent le regroupement de toutes les dépenses en un seul rapport ou la ventilation des coûts par personnel, projet ou catégorie. Vous pouvez vous servir d’un logiciel Expensya pour suivre les meilleures pratiques en matière de contrôle des dépenses en identifiant :

  • les employés les plus dépensiers ;
  • les contrevenants chroniques aux règles.

Un outil de gestion des dépenses peut même aider à identifier les domaines nécessitant une clarification ou une application plus efficace des règles de dépenses.

Une meilleure visibilité des dépenses

 

La gestion manuelle des dépenses demande beaucoup de temps. Elle entrave également la visibilité en temps réel de vos dépenses. Les rapports et les feuilles de calcul sont certes utilisables. Toutefois, ces données sont souvent périmées au moment de leur analyse. Les logiciels comptables peuvent générer automatiquement des rapports. Néanmoins, sans ces données actualisées sur les dépenses, les résultats obtenus ne donneront pas une image précise de la situation financière de l’entreprise. Malgré les efforts déployés par vos équipes comptables pour tout examiner chaque semaine et produire un rapport, cela ne suffit pas pour prendre des décisions rapides et éclairées. La plupart des systèmes de gestion des dépenses offrent une vaste bibliothèque d’options de rapports, allant des dépenses aux voyages, en passant par les violations de politiques, les remboursements, etc. Vous pouvez utiliser le rapport sur les violations de la politique pour déterminer les employés ayant le plus souvent soumis des frais de déplacement professionnel en dehors de votre politique. Vous pouvez générer un rapport “Dépenses par catégorie” pour voir les tendances dans les frais du personnel. En plus de permettre une prise de décision accélérée, ces informations facilitent la collaboration entre les équipes chargées des finances et des voyages afin de sélectionner les meilleurs fournisseurs de billets d’avion et de séjours à l’hôtel. De cette façon, votre service des achats peut négocier un meilleur accord pour réduire les coûts.

 

Réduction de la paperasserie et des rapports manuels grâce à l’automatisation

 

Il n’est pas nécessaire de garder une trace écrite de tout ou de passer des heures à créer et modifier des feuilles de calcul avec des formules. Vos employés doivent conserver leurs reçus papier pour enregistrer les dépenses. Quant au département financier, il doit passer en revue tous les documents pour les contrôler et approuver les notes de frais. Cela laisse beaucoup de place à l’erreur. L’automatisation élimine la paperasse. Avec un système de gestion des dépenses, les employés peuvent capturer leurs reçus avec leurs smartphones, puis les télécharger sur la plateforme de dépenses via une application mobile. À partir de là, ils peuvent rapidement compiler le tout dans une note de frais et la soumettre directement au service financier.

 

Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion des frais

 

Un excellent outil de gestion des dépenses doit aider votre personnel à collecter rapidement les reçus et à classer les coûts en conséquence. Une fois prêt, il doit générer les notes de frais automatiquement ou d’un simple clic. Une meilleure solution de gestion des frais vous permet également de visualiser les nouveaux coûts en temps réel, généralement par le biais d’un tableau de bord analytique. Grâce à cette visibilité, vous pouvez facilement voir et mieux comprendre les charges de votre entreprise. En plus de prendre moins de temps pour examiner et approuver les dépenses, l’automatisation de la gestion des dépenses devrait vous donner la possibilité de rembourser les employés dans les 24 heures suivant l’approbation des relevés de coûts.

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